Điều hành cuộc họp BOD trên Base 2.0

Bắt đầu

Một tài khoản dùng cho cả Họp và Công việc

Mở meetings.base.vn hoặc task.base.vn trên trình duyệt máy tính.
Nhập email công việc, bấm Continue, rồi nhập mật khẩu.
Đăng nhập một lần, hai ứng dụng dùng chung tài khoản.

Enter your email address...

Continue

or continue with

Google

Microsoft

Thông tin truy cập

Ứng dụng Họpmeetings.base.vn Ứng dụng Công việctask.base.vn Tên đăng nhậpEmail công việc của anh chị Mật khẩu ban đầubasedemo

Mật khẩu ban đầu dùng chung. Anh chị nên đổi sau lần đăng nhập đầu tại accounts.base.vn, mục Account security.

— Phần A

Hướng dẫn điều hành cuộc họp và quản lý công việc

Tạo họp, ghi âm, phân tích AI, giao việc và theo dõi sau họp

Tổng quan

Từ cuộc họp đến việc hoàn thành, trong một dòng chảy

Chuẩn bị

Tạo họp, mời người, ghi nội dung

Họp và ghi âm

Ghi âm, hệ thống chép lời

Phân tích AI

Tóm tắt, rủi ro, quyết định

Giao việc

Tạo việc từ nội dung họp

Theo dõi

Xem việc, hạn, kết quả

MEETINGBước 1 đến 3 thực hiện trong cuộc họp

TASKBước 4 và 5 ở ứng dụng Công việc

1BƯỚC 1

Tạo cuộc họp từ loại họp BOD

Vào loại họp BOD, bấm Cuộc họp mới rồi điền các mục sau.

Tên cuộc họp
Ngày giờ bắt đầu và kết thúc
Người chủ trì
Thành viên, thêm một người hoặc theo nhóm, đơn vị
Địa điểm và hình thức họp trực tuyến, nếu có
Mô tả và nội dung chuẩn bị

Ba loại họp đã tạo sẵn

Họp Hội đồng quản trị (BOD)

Họp định kỳ của Hội đồng quản trị

Họp điều hành tuần

Giao ban ngắn của Ban điều hành

Họp dự án

Rà soát tiến độ, rủi ro dự án trọng điểm

2BƯỚC 2

Mời thành viên, khách bên ngoài và người theo dõi

Thêm người tham dự: một người, hoặc cả nhóm, đơn vị tổ chức.
Danh sách tham dự và vai trò của người tham dự.
Khách bên ngoài được mời qua email, không cần là người dùng hệ thống.
Người theo dõi xem được cuộc họp và ghi chú nhưng không tham dự.

Mở từ menu ⋯ → Thêm/quản lý người tham dự

3BƯỚC 3

Lên nội dung và đính kèm tài liệu

Mô tả: ghi mục đích, chương trình họp, nội dung cần chuẩn bị.
Thêm mục chương trình: bổ sung các nội dung thảo luận vào cuộc họp.
Đính kèm tệp: tài liệu để thành viên đọc trước buổi họp.
Cài đặt nâng cao: nơi bật hoặc tắt email mời lịch, xem trang kế tiếp.

Lưu ý trước khi tạo

Kiểm tra ô email mời lịch trước khi bấm Tạo cuộc họp

Ô này nằm trong Cài đặt nâng cao và được bật sẵn. Khi bật, người tham dự nhận email mời; các thay đổi và việc hủy cuộc họp cũng được gửi qua email.

Sau khi tạo, trang cuộc họp hiện nhãn EMAIL INVITATIONS OFF hoặc ON để anh chị kiểm tra lại.

4BƯỚC 4

Ghi âm cuộc họp, hệ thống chép lời tiếng Việt

Vào tab Ghi âm, bấm Ghi âm ngay hoặc Tải âm thanh lên, rồi điền hộp thoại Chép lời.

Ngôn ngữ được nói trong cuộc họp
Số người nói, có thể để hệ thống tự nhận diện
Ngữ cảnh: chủ đề và người dự họp
Thuật ngữ, tên riêng hay bị chép sai

Hai lối vào ở đầu tab Ghi âm:

Kết quả ghi âm

Bản chép lời có phát lại âm thanh, chia theo người nói

Phát lại và tua âm thanhChép lời lại khi cần chỉnh ngôn ngữXóa bản ghi nếu không dùng

5BƯỚC 5

AI tóm tắt cuộc họp và đánh giá hiệu quả

Vào tab Phân tích AI, bấm Phân tích.
Đọc tóm tắt và nội dung chi tiết theo các chủ đề.
Xem hiệu quả cuộc họp: đạt mục đích, chương trình, thời gian.
Người chủ trì rà lại nội dung trước khi dùng.

Tính năng Phân tích AI đang ở giai đoạn thử nghiệm (BETA).

Tóm tắt · Nội dung chi tiết

Hiệu quả cuộc họp

5BƯỚC 5, TIẾP THEO

AI nêu rủi ro, quyết định chính và việc cần làm

Quan ngại và rủi ro có mức thấp, trung bình, cao kèm biện pháp giảm thiểu.
Quyết định chính, có thể lưu thành ghi chú của cuộc họp.
Danh sách công việc: mỗi việc có nút Tạo công việc để giao sang Task.

Rủi ro · Quyết định · Việc cần làm

Nội dung do AI tạo từ bản chép lời. Người chủ trì rà lại trước khi giao việc hoặc lưu thành ghi chú của cuộc họp.

6BƯỚC 6

Giao việc từ nội dung họp sang phiếu trong Task

›

① Bấm Tạo công việc ở mục việc cần làm AI đã rút ra.

② Chọn dịch vụ Việc sau họp BOD, kiểm tra tiêu đề, người phụ trách và hạn.

③ Phiếu nằm trong Task, có người phụ trách và trạng thái.

Lưu ý: khi bấm Phân tích, ô Tự động tạo công việc sẽ tạo phiếu trong Task và cố ghép người phụ trách theo tên. Nên để tắt và tạo việc sau khi đã rà lại nội dung.

7BƯỚC 7

Theo dõi việc sau họp tại Task

Trao đổi trực tiếp tại phần Bình luận của phiếu.

Người được giao chịu trách nhiệm xử lý.
Hạn chót: nên đặt khi giao việc.
Mục tiêu SLA của dịch vụ Việc sau họp BOD là 5 ngày.
Yêu cầu duyệt: người phụ trách bấm khi xong, chủ sở hữu dịch vụ xem và chấp nhận.

Ba dịch vụ trong nhóm BOD – Điều hành: Việc sau họp BOD, Công việc vận hành, Dự án trọng điểm.

— Phần B

Thao tác hàng ngày dành cho BOD

Đăng nhập, xem cuộc họp và nhận việc được giao

Xem cuộc họp

Xem lịch họp và nội dung sau cuộc họp

1Vào Cuộc họp, chọn loại họp để xem danh sách theo thời gian.

2Mở một cuộc họp để xem Tổng quan và công việc đã giao từ cuộc họp.

3Các tab Ghi âm và Phân tích AI cho xem bản chép lời và tóm tắt, theo quyền được cấp.

✓THÀNH VIÊN BOD

Nhận việc và cập nhật tiến độ

Mở task.base.vn, vào Trang chủ, tab Tôi được giao.
Mở việc, đọc mô tả, cập nhật trạng thái và bình luận.
Khi hoàn tất, bấm Yêu cầu duyệt. Chủ sở hữu dịch vụ chấp nhận thì việc hoàn thành.

Tài khoản và hỗ trợ

Đăng nhập bằng email công việc, cần hỗ trợ liên hệ Base

HỌ VÀ TÊNCHỨC DANHTÊN ĐĂNG NHẬP (EMAIL)

Mr Bùi Thành NhơnChủ tịch HĐQTnhonbui@novagroup.vn

Mr Nguyễn Hiếu LiêmChủ Tịch Hội Đồng Quản Trịliem.nguyenhieu@anovaagri.com.vn

Mr Trương Ngọc MinhChánh VP HĐQTminh.truongngoc@anovacorp.com.vn

Mrs Công Huyền Tôn Nữ Mỹ LiênTổng Giám Đốclien.my@anovaagri.com.vn

Mr Lưu Nhật TuấnTổng Giám Đốcluunhattuan@nova-sports.vn

Mr Nguyễn Thế VinhTổng Giám Đốcceo@anovainvest.com.vn

Mr Huỳnh Tiến DũngTổng Giám Đốcdung.huynhtien@anovadaily.com.vn

Mrs Trương Kim Loanloantk@anovainvest.com.vn

Mrs Lê Thị Thanh ThươngPhó TGĐ kiêm Trợ lý CTSLthuong.lethithanh@anovacorp.com.vn

Mrs Tôn Nữ Họa Mimi.tonnuhoa@anovaagri.com.vn

Liên hệ hỗ trợ

Phan Duy Ken

Account Manager, Base.vn

ken.phan@base.vn
0911 921 028

Mật khẩu ban đầu: basedemo. Anh chị nên đổi sau lần đăng nhập đầu.

Danh sách trang · Esc